Förhandlingar är komplexa eftersom man har att göra med både fakta och människor. Det är klart att förhandlare framför allt måste ha god förståelse för ett ämne. De måste vara medvetna om företagets allmänna policy, initiala förhandlingsposition samt reservposition.
Medvetenhet om dessa fakta kanske inte nödvändigtvis räcker för att nå en överenskommelse. Den mänskliga faktorns roll måste beaktas. Förhållningssättet och strategin i förhandlingarna påverkas av coola, tydliga logiska analyser. Men skådespelarnas personliga behov måste därför beaktas. Dessa behov kan inkludera behovet av vänskap, välvilja, trovärdighet, erkännande av status och auktoritet, en önskan att bli uppskattad och befordrad samt behovet av att komma hem tidigare på fredagskvällen.
Forskare, som har studerat förhandlingar, rekommenderar att man skiljer folk från fakta. Dessutom, medan förhandlingar bör indirekta och opersonliga former användas. Dessutom bör en riktigt tuff förhandlare vara hård mot fakta men mjuk mot folket.
Språket varierar också beroende på förhandlingsstil: det kan vara antingen ett kooperativt eller ett tävlingssätt. Kooperativ stil bygger på win-win-principer när båda parter vill dra nytta av affären. Denna stil accepteras ofta inom ett företag eller mellan företag med långvariga relationer när gemensamma mål eftersträvas. Konkurrenskraftig förhandlingsstil kan vara lämplig för engångskontrakt när syftet är att få bästa möjliga resultat utan att ta hänsyn till framtida relationer och risker för att förhandlingarna går sönder. Dessutom kan språket bli fientligt och hotfullt.
I verkligheten är förhandlingar ett komplext sätt att samarbeta och konkurrera. Att förhandla framgångsrikt innebär att man hanterar fyra huvudkomponenter i förhandlingar: människor, fakta, samarbete och konkurrens.
Negotiations are complex because one is dealing with both facts and people. It is clear that negotiators above all must have a good understanding of a subject. They must be aware of the company`s general policy, initial bargaining position as well as fallback position.
However, awareness of these facts may not necessarily suffice to reach the agreement. The role of human factor must be taken into account. The approach and strategy in negotiations are influenced by cool, clear logical analyses. But the personal needs of the actors must therefore be considered. These needs might include the need for friendship, goodwill, credibility, recognition of status and authority, a desire to be appreciated and promoted as well as the need to get home earlier on Friday evening.
Researches, who have studied negotiations, recommend separate people from facts. Moreover, while negotiations indirect and impersonal forms should be used. Furthermore, a really tough negotiator should be hard on the facts but soft on the people.
Language also varies according to negotiating style adopted: it can be either a co-operative or a competitive mode. Cooperative style is based on win-win principles when both parties want to benefit from the deal. This style is often accepted within one company or between companies with longstanding relations when common goals are being pursued. Competitive negotiation style can be appropriate for one-off contracts when the aim is to get the best results possible without considering future relations and risks of the breakdown of negotiations. Moreover, the language can become hostile and threatening.
In reality negotiations are a complex mode of co-operative and competitive styles. Negotiating successfully implies dealing with four main components of negotiations: people, facts, co-operation and competition.